Hohen Krankenstand vermeiden? 10 Tipps für (HR-)Manager

Wann ist der Krankenstand zu hoch?

Eine Grippe, Kopfschmerzen, Rückenschmerzen... Jeder ist mal krank, vielleicht einen Tag oder höchstens eine Woche. Aber wann wird der Krankenstand zu hoch? Nach der Analyse der DAK-Gesundheit lag der durchschnittliche Krankenstand 2023 bei 5,5 Prozent. Das bedeutet: An jedem Tag von Januar bis Dezember waren im Durchschnitt 55 von 1.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern krankgeschrieben und es gab 13 Prozent mehr Fälle als im Vorjahr. Es gibt auch Einblicke in den Krankenstand nach Branchen und die Unterschiede zwischen kleinen, mittelgroßen und großen Unternehmen.

Diese Zahlen helfen dir, zu bestimmen, wann der Krankenstand in deiner Organisation als (zu) hoch angesehen werden kann. Schau auch auf die vergangenen Jahre zurück: Wie waren die durchschnittlichen Krankenstandsquoten in deinem Unternehmen? So kannst du für dich selbst einen Durchschnitt festlegen.

Vier Arten von Krankenstand

Es gibt verschiedene Arten von Krankenstand, die du beschreiben solltest. Dies schafft Klarheit für dich und deine Mitarbeiter.

• Kurzfristiger Krankenstand: Wenn jemand ein paar Tage bis eine Woche nicht arbeiten kann, zum Beispiel aufgrund einer Grippe, Erkältung oder Migräne.
• Häufiger Krankenstand: Mitarbeiter, die oft kurzfristig krank sind. Obwohl die Beschwerden jedes Mal mild sind, kann diese Art von Krankenstand die Teamdynamik stark beeinträchtigen.
• Langfristiger Krankenstand: Wenn jemand über einen längeren Zeitraum (mehrere Wochen, Monate oder Jahre) nicht arbeiten kann. Zum Beispiel wegen einer schweren Krankheit, Verletzung oder psychischen Beschwerden.
• Unentschuldigter Krankenstand: Wenn sich jemand ohne triftigen Grund krankmeldet. Eine Art "Schwänzen".

Häufigste Ursachen für Krankenstand

Um einen hohen Krankenstand zu vermeiden, ist es sinnvoll, die häufigsten Ursachen aufzulisten. Notiere genau, aus welchen Gründen sich deine Mitarbeiter krankmelden (wenn gegeben). So kannst du gezielte Maßnahmen ergreifen. Achte dabei natürlich auf die Privatsphäre deiner Mitarbeiter. Um dir Einblick in die häufigsten Ursachen für Krankenstand zu geben, haben wir erneut die Zahlen des Statistischen Bundesamtes untersucht. Im Jahr 2022 meldeten sich die meisten Menschen krank aufgrund von:

• Grippe, Erkältung oder anderen Virusinfektionen
• Psychischen Beschwerden, Überlastung, Burn-out
• Kopfschmerzen, Migräne
• Magen-Darm-Beschwerden
• Rückenschmerzen

Auswirkungen des Krankenstands

Krankenstand unter Mitarbeitern hat verschiedene negative Auswirkungen auf dein Unternehmen. Erstens kann es zu Produktivitätsverlusten führen, da Projekte und Aufgaben liegen bleiben. Springen deine anderen Mitarbeiter ein? Großartig, aber achte darauf, dass die Arbeitsbelastung nicht zu hoch wird. Ein hoher Krankenstand kann auch die Teamdynamik beeinflussen. Wenn jemand oft oder langfristig krank ist, kann dies zu Gefühlen der Ungerechtigkeit führen, was zu Frustration führen kann: „Es ist einfach, sich krankzumelden, wir lösen das Problem schon.“ Schließlich spürst du einen hohen Krankenstand auch finanziell. Denke an die Kosten für Ersatzpersonal, Krankenversicherungen und entgangenen Umsatz.

Die Rolle der Führungskräfte und HRM beim Krankenstand

Natürlich lässt sich Krankenstand nicht vollständig vermeiden. Aber als Führungskraft oder HR-Manager spielst du eine entscheidende Rolle bei der Begrenzung von Langzeitkrankenständen, insbesondere psychischen Krankenständen. Als HR-Abteilung oder Führungskraft ist es deine Aufgabe, eine gesunde und angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen. Das sorgt für glückliche Mitarbeiter, die gesund und produktiv bleiben. Wie gehst du das an? Hier sind 10 Tipps.

10 Tipps, um einen hohen Krankenstand zu vermeiden

1. Klarheit schaffen Als HR-Abteilung bist du dafür verantwortlich, klare Richtlinien und Verfahren für Abwesenheit zu erstellen. Wie melden sich deine Mitarbeiter krank? Wie sind die Regelungen bei Langzeitkrankheit? Wie läuft die Wiedereingliederung ab? Erkläre diese Dinge im Voraus klar und deutlich, das erspart viel Ärger in der Zukunft.
2. Fehlzeitenanalyse Messen heißt wissen. Sobald du weißt, wie oft und warum sich Mitarbeiter krankmelden, kannst du gezielte Maßnahmen ergreifen. Halte den Krankenstand genau fest. Auf diese Weise kannst du Trends und Muster erkennen, die dir bei der Entwicklung effektiver Maßnahmen zur Reduzierung des Krankenstands helfen.
3. Offene Gespräche führen Wenn du weißt, was los ist, kannst du schneller eingreifen. Führe offene Gespräche mit deinen Mitarbeitern. Gespräche, in denen Platz für eigene Beiträge ist und in denen sie sich sicher fühlen, Probleme zu teilen. Das Vertrauen und die Beteiligung wachsen, und das kann zu einem geringeren Krankenstand führen. Kurz gesagt: Fördere offene Kommunikation und bespreche Gesundheitsprobleme und Stressfaktoren, bevor es zu spät ist.
4. Gesunde Unternehmenskultur schaffen Sorge für eine gesunde Kultur in deiner Organisation. Das beginnt bei der Gestaltung ergonomisch verantwortungsvoller Arbeitsplätze. Denke auch an Obst und andere gesunde Snacks, Wasserspender und Bewegungsmöglichkeiten. Plane regelmäßige Pausen ein und ermögliche deinen Mitarbeitern, von zu Hause aus und/oder zu flexiblen Zeiten zu arbeiten.
5. Stimmung abfragen Wenn du neugierig auf etwas bist, frage einfach. Klingt einfach, und das ist es auch! Das gilt auch für die Stimmung unter deinen Mitarbeitern. Bemerkst du, dass es Probleme am Arbeitsplatz gibt? Dass sich die Leute nicht wohlfühlen? Oder dass es interne Spannungen gibt? Setze eine (anonyme) Mitarbeiterbefragung auf. Auf diese Weise findest du einfach heraus, was wirklich los ist.
6. Arbeitszufriedenheit messen Wusstest du, dass du die Arbeitszufriedenheit deiner Mitarbeiter testen kannst? So erhältst du Einblicke, wie vital und engagiert deine Kollegen sind. Unser Rat ist, die Arbeitszufriedenheit regelmäßig zu messen, damit du rechtzeitig eingreifen kannst, wenn du einen auffälligen Trend feststellst. Wie misst du diese Arbeitszufriedenheit? In unserer Gesprächssoftware ist standardmäßig ein Glücksbarometer integriert, das die Arbeitszufriedenheit anhand der 4 psychologischen Grundbedürfnisse misst: Autonomie, Kompetenzen, soziale Beziehungen und Gerechtigkeit.
7. Führungskräfte schulen Nicht nur die HR-Abteilung ist für einen hohen Krankenstand verantwortlich. Führungskräfte sind ebenfalls notwendig, zum Beispiel um Stress und Überlastung zu erkennen. Stelle sicher, dass Führungskräfte Schulungen erhalten, in denen sie lernen, gut zuzuhören, einfühlsam zu reagieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Du kannst eine solche Schulung bei einem Ausbildungszentrum absolvieren oder deine eigene E-Learning-Plattform nutzen.
8. Karrierewege aufzeigen Es ist immer schön zu wissen, wo man steht. Das gilt auch für deine Karriere. Als HR-Abteilung ist es daher klug, Karrierewege aufzuzeigen. So hat dein Kollege ein Ziel, auf das er hinarbeiten kann. Mit einem solchen Ziel vor Augen wächst oft die Motivation und das Engagement. Und das kann zu einer geringeren Krankenstandsquote führen.
9. Talente nutzen Überlastung kann auftreten, wenn jemand nicht am richtigen Platz ist. Zum Beispiel, weil die Arbeit zu viel Energie kostet, keine Erfüllung bringt oder zu viel Leistungsdruck mit sich bringt. Oder einfach, weil die Arbeit nicht zu seinen oder ihren Talenten passt. Mit unserem Talentscan erhältst du Einblicke in diese Talente. Anschließend kannst du gemeinsam untersuchen, welche Funktion dazu passt.
10. Coach einschalten Droht ein langfristiger Krankenstand, beispielsweise aufgrund von psychischen Problemen? Dann kannst du natürlich jederzeit professionelle Hilfe von einem Coach in Anspruch nehmen. Dieser kann deine Mitarbeiter bei Stressmanagement, Karriereberatung oder persönlichen Problemen unterstützen.

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